1-به موجب ماده 1287 قانون مدنی ،اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و...برطبق مقررات تنظیم  شده باشند، رسمی است لذا تمامی اوراق و واسنادی که به موجب تقاضای  ثبت املاک تنظیم می گردند رسمی می باشند. مشخصا دفتر آمار و ثبت اظهار نامه ،یک سند رسمی ثبتی محسوب می گردد.

2-دفتر توزیع اظهار نامه و دفتر املاک مجهول المالک و دفترآمار و ثبت اظهارنامه، سه دفتری از میان دوازده دفتر قانونی سازمان ثبت اسناد واملاک  هستند که به هر سه دفتر،دفاتر مقدماتی می گویند.

3-دفتر آمار و ثبت اظهار نامه طبق ماده یک آیین نامه ،یکی از دفاتر قانونی سازمان ثبت است که مفاد اظها رنامه عینا در آن ثبت می شود تا درصورت پاره یا مفقودشدن اظهارنامه ،از مندرجات این دفتر استفاده گردد.

4-. براساس اظهارات دکتر تفکریان ،چون بعضا تمام اظهار نامه ها یا قسمتی از آن به مروز زمان از بین می رفت یامفقود می شد و مشکلاتی از این جهت برای متقاضیان به وجود آمده بود لذا طبق بنده 275 ،276و277 مجموعه بخش نامه ها تا پایان مهر ماه 1365 مقرر گردید که مفاد اظهار نامه ها در این دفتر ثبت و به امضای مدیر ثبت برسد و مسئولیت حفظ و نگهداری آن به عهده رئیس اداره باشد. درآیین نامه اصلاحی مندرج در روزنامه شماره 16613-18/12/1380دفتر آمار و ثبت اظهارنامه جزو دفاترقانونی درماده یک منظور گردید.

بند 276- اکنون که دفتر کد 304 به عنوان دفتر ثبت اظها رنامه ها تهیه و به وسیله اداره کارپردازی به آن واحد ثبتی ارسال می شود ،لازم است ،اولا دفتر مزبور تحت نظارت مستقیم رئیس ثبت بوده و د رثانی کلیه ستون های مربوط به آن به  وسیله شخص رئیس ثبت تکمیل و کمال مراقبت به عمل آید که به هیچ وجه قلم خوردگی نداشته باشد.

بند 277 – برحسب پیشنهاد شماره 244/3-20/1/54سازمان ثبت اسناد و املاک  کشوروتصویب وزارت دادگستری ،ماده یک آیین نامه اصلاحی قانون ثبت طی شماره 494/3 30/1/54 بخشنامه شده است و ضمن آن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر قانونی ثبت اضافه شده تا مندرجات اظهارنامه، حدود ومشخصات ملک در دفتر مزکور ثبت گردد تا درمواقعی که اظهارنامه ها پاره شود و حد ملک مشخص نباشد ،یا احیانا اظهارنامه مفقود و از بین برود از دفتر مذکور استفاده گردد.

5- پس ازتنظیم صورت مجلس مربوط به تصرف مالکانه متقاضی ،مراتب به مسئول اداره ثبت گزارش می گردد تا چنان چه اشکالی به نظر نرسید ،نسبت به تنظیم اظهار نامه اقدام گردد. اظها رنامه توسط متقاضی و مامور تنظیم کننده و رئیس اداره امضاء می شود، حقوق دولتی واریز می گردد سپس دردفتر آمار وثبت اظهارنامه ثبت می شود وبه منظور انتشار آگهی نوبتی به بایگانی تحویل می گردد،به این ترتیب درخواست ثبت آن ملک پذیرفته شده است  .در این صورت انجام معامله دردفاتر اسناد رسمی بلامانع است .

6- پس از اینکه اظهارنامه توسط رئیس ثبت در دفتر آمار وثبت اظهارنامه ثبت می گردد(کد 304) از این به بعد عملیات مقدماتی ثبت شروع می شود.

7-متقاضی یا مستدعی ثبت کسی است که در خصوص ملک اولین فردی است که اظهارنامه ثبتی را پرنموده و به ثبت محل تحویل و نام او دردفتر توزیع اظهار نامه و دفتر آمار وثبت اظهار نامه ذکرمی گردد.

8-همانطورکه ذکرشد دفتر آمار و ثبت اظهارنامه ،بدلیل اهمیت و جلوگیری از جعل باید به خط رئیس اداره ثبت نوشته وازآن به دقت مراقبت نماید.

9- روسای اداره ثبت دو شهرستان د رمورد دفتر آمار وثبت اظهار نامه چنین می گویند: از طریق این دفتر آمار افرادی که پرونده دارند مشخص می شود و از این طریق استعلامات پاسخ داده می شوند وبدینوسیله از ثبت مکررنام

 متقاضیان نیز جلوگیری بعمل می آید.دفترتوزیع  اظهار نامه برای پلاک کوبی بود ولی دفترآماروثبت اظهارنامه، هر پلاکی که دردفتر توزیع قید شده است با مشخصات مالک درآن می نویسند . در دفتر توزیع اظهار نامه صرفا نام ونام خانوادگی و نام پدر بود وخیلی جاها هم فقط نام مالک ذکر شده است .یعنی مشخصات اجمالی بود. اما مشخصات متقاضی و حدود ملک و اطلاعات تکمیلی در دفتر آمار و ثبت اظهارنامه  نوشته می شد.

ملاحظه :

برخی تفاوت های دو دفتر: همانطورکه عرض شد ،پس از اینکه اظها رنامه توسط متقاضی ،نماینده ثبت ومدیر ثبت امضاء می شود .متقاضی مجاز است تا در دفترخانه اسناد رسمی معامله را انجام دهد.تا قبل ازآن با سند عادی این کار انجام می گیرد. بعلاوه عملیات مقدماتی ثبت پس از ثبت در دفتر آمار و ثبت اظهار نامه آغاز می شود.دفتر توزیع اظهار نامه ها مربوط به قبل از امضای نماینده و رئیس اداره ثبت است ولی دفتر آمار و ثبت اظهار نامه پس از امضای آنان است. دردفتر آمار وثبت اظهار نامه ، ستون های اظهارنامه  باید حتما با دستخط رئیس ثبت تکمیل گردد ولی دفتر توزیع اظهارنامه این گونه نیست . مفاد اظهار نامه عینا وارد دفتر آمار و ثبت اظهار نامه میشود و این کار صرفا مربوط به این دفتر مهم است .

.